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D65 Financial Update, Survey, & Thought Exchange

February 12, 2021

 

*IMPORTANT NOTE - On February 17, District 65 announced the decision to pause its budget survey underway in order to re-evaluate the tool for clarity and use of an equity lens. We value the individuals who already took time to complete the survey and their feedback. We will inventory and maintain all of the responses for future planning. As we work to build a stronger and more coherent survey, we will send an update to the community with further information regarding the new release. We thank you for your understanding. View the full announcement.

 

Dear District 65 Community -

 
On February 8, our school board and administration met to discuss several important topics related to budget planning, student assignment, and middle school math. Additional updates will be forthcoming. The recording of the meeting is available for community viewing as well as the recent Board Cafes in English and Spanish.

Financial Projections, Structural Deficit, and Balancing our Budget

On Monday, our team presented financial projections for FY22-FY26 as part of the annual budgeting process. We have committed to approving annual balanced budgets and addressing the structural deficit that has plagued the district for decades. D65 is not alone as this affects many school districts across the state due to public education funding. A structural deficit means that expenses grow at a faster rate than revenues. Similarly to what we have been trying to do in this pandemic, we must bend our financial curve so that expenses are tightly aligned to revenues.

 

A year ago, no one could have predicted that there would be a pandemic, extended school closures, or the economic fallout that would ensue. Earlier in the fall, we shared how COVID-19 has worsened projected deficits. Due to loss of district revenues (property taxes, childcare fees, lunch sales, etc) and increased expenses in the wake of the pandemic, we must balance our budget by making approximately $1.9M in reductions for next school year. This deficit could increase to $15M in FY26 if there was no action taken to increase revenues or reduce expenses. 

 

The district will do both in the coming years - reduce expenses and be creative in identifying potential new revenue sources. Our team rolled out a three-phased approach (slide 21) to equitably address budget shortfalls as early as next school year. These phases will require continued engagement and discussion with our community.

 

Referendum 

Despite a successful 2017 operating referendum, which has allowed the District to avoid severe budget cuts, the structural deficit has not been resolved. The District remains extremely grateful for community support of the referendum and yet it was never meant to be a long-term solution. Referendum funds are being used to uphold promises related to funding for secure school entrances, student technology, reading support, and increasing the district’s fund balance to ensure financial stability and borrowing rates.

CARES Funding & Federal Stimulus

While we have received the first installment of CARES funding (approx $0.8M), this doesn’t come close to covering pandemic related costs, currently standing at $4.6M, which has been used for PPE, academic support, building upgrades, technology, and more. While we are hopeful that the District will receive additional funding from the second round of federal stimulus, this has not yet been approved or allocated and is not accounted for in current projections. In addition, funds may only be used for COVID-19 related expenses.

Budget Survey 

As an additional feedback strategy, a community survey is now available in English and Spanish that seeks input on priorities, additional revenue opportunities, and more. This data will be used to inform financial planning in phase 2 and 3 (not reductions impacting next school year). We encourage all members of our community to complete this survey by February 26. 

Thought Exchange Report

I would like to thank our community for their participation in our first Thought Exchange! This was a healthy and dynamic exchange with extremely high levels of engagement. While there were only 1,376 participants, there were over 57,000 ratings on the thoughts shared! While respondents were mostly representative of our community, we know we have work to do to more deeply engage historically underrepresented communities. 


A presentation to the Finance Committee outlined demographic participation, key findings, and conclusions. Top themes emerged related to Administrative Spending, COVID-19, Curriculum Learning, and District Spending. We are currently reviewing the thoughts shared, incorporating into planning efforts, and prioritizing administrative efficiencies as reductions are considered. This was understandably a top thought and desire among our community. Please take time to review the live report and thoughts shared.


Best,

Dr. Devon Horton

Superintendent


12 de febrero del 2021

 

Actualización financiera, encuesta e intercambio de ideas del D65

Estimada comunidad del Distrito 65,

 

El 8 de febrero, nuestra junta directiva de educación y la administración se reunieron para analizar varios temas importantes en la agenda relacionados con la planeación presupuestaria, la asignación de los estudiantes y la aceleración de matemáticas en la escuela secundaria. Próximamente se recibirán actualizaciones adicionales. La grabación de la reunión está disponible para que la comunidad puede verla, así como los recientes Cafés comunitarios con la Junta Directiva de Educación en inglés y en español.

 

Proyecciones financieras, déficit estructural y equilibrio de nuestro presupuesto

El lunes, nuestro equipo presentó proyecciones financieras para los años fiscales 2022-2026 como parte del proceso anual de elaboración de presupuestos. Nos hemos comprometido a aprobar presupuestos anuales equilibrados y a abordar el déficit estructural que ha afectado al distrito durante décadas. El D65 no está solo, ya que esto afecta a muchos distritos escolares en todo el estado debido a la financiación de la educación pública. Un déficit estructural significa que los gastos crecen a un ritmo más rápido que los ingresos. De manera similar a lo que hemos estado tratando de hacer en esta pandemia, debemos modificar nuestra curva financiera para que los gastos estén estrechamente alineados con los ingresos.

 

Hace un año, nadie podría haber predicho que habría una pandemia, cierres prolongados de escuelas o las consecuencias económicas que se producirían. A principios del otoño, compartimos cómo el COVID-19 ha empeorado los déficits proyectados. Debido a la pérdida de ingresos del distrito por la pandemia (impuestos a la propiedad, tarifas de cuidado de niños, venta de almuerzos, etc.) y al aumento de los gastos a raíz de la pandemia, debemos equilibrar nuestro presupuesto haciendo aproximadamente $1.9 millones en reducciones para el próximo año escolar. Este déficit podría aumentar a $15 millones en el año fiscal 2026 si no se toman medidas para aumentar los ingresos o para reducir los gastos. 

 

El distrito hará ambas cosas en los próximos años: reducir los gastos y ser creativo en la identificación de posibles nuevas fuentes de ingresos. Nuestro equipo implementó un enfoque de tres fases (diapositiva 21) para abordar de manera equitativa los déficits presupuestarios de ser posible desde el próximo año escolar. Estas fases requerirán un compromiso y una conversación continuos con nuestra comunidad.

Referéndum

A pesar de un referéndum operativo exitoso en 2017, que le ha permitido al distrito evitar severos recortes presupuestarios, el déficit estructural no se ha resuelto. Si bien el distrito sigue sumamente agradecido por el apoyo de la comunidad al referéndum, el mismo nunca tuvo la intención de ser una solución a largo plazo. Los fondos del referéndum se están utilizando para mantener las promesas relacionadas con la financiación de entradas seguras a las escuelas, tecnología para los estudiantes, apoyo a la lectura y aumento del saldo de fondos del distrito para garantizar la estabilidad financiera y las tasas de préstamos.

Financiamiento CARES y estímulo federal

Si bien hemos recibido la primera entrega de fondos de CARES (aproximadamente $ 0,8 millones), esto no se acerca a cubrir los costos relacionados con la pandemia, que actualmente ascienden a $ 4,6 millones, que se han utilizado para Equipo de Protección Personal (PPE), apoyo académico, mejoras de edificios, tecnología y más. Si bien tenemos la esperanza de que el Distrito reciba fondos adicionales de la segunda ronda de estímulo federal, esto aún no ha sido aprobado o asignado y no se tienen en cuenta en las proyecciones actuales. Además, los fondos solo pueden usarse para gastos relacionados con COVID-19.

Encuesta de presupuesto

Como estrategia adicional de retroalimentación comunitaria, ahora está disponible una encuesta en inglés y español para la comunidad, la cual busca información sobre prioridades, oportunidades de ingresos adicionales y más. Estos datos se utilizarán para guiar la planeación financiera en las fases 2 y 3 (no las reducciones que afectarán el próximo año escolar). Alentamos a todos los miembros de nuestra comunidad a contestar esta encuesta antes del 26 de febrero.

Informe de intercambio de ideas

¡Me gustaría agradecer a nuestra comunidad por su participación en nuestro primer ‘Intercambio de ideas’! Este fue un intercambio saludable y dinámico con niveles extremadamente altos de participación. Si bien solo hubo 1,376 participantes, ¡hubo más de 57,000 calificaciones sobre las ideas/ pensamientos compartidos! Aunque los encuestados eran en su mayoría representativos de nuestra comunidad, sabemos que tenemos trabajo por hacer para involucrar más profundamente a las comunidades históricamente subrepresentadas.

 

Una presentación hecha al Comité de Finanzas describió la participación demográfica, los hallazgos clave y las conclusiones. Surgieron temas principales relacionados con el gasto administrativo, el COVID-19, el aprendizaje del plan de estudios y el gasto del distrito. Actualmente estamos revisando los pensamientos compartidos para incorporarlos a los esfuerzos de planeación y priorizar las eficiencias administrativas a medida que se consideran las reducciones. Este fue, comprensiblemente, uno de los principales pensamientos y deseos entre nuestra comunidad. Tómese el tiempo para revisar el informe en vivo y los pensamientos compartidos.

 

Saludos,

Dr. Devon Horton

Superintendente